電子帳簿保存法の改正により、２０２４年１月１日以後にやり取りする電子取引データの保存方法において、紙での保存が認められなくなり、原則電子データとして保存することが義務化されました。今回は、電子取引データを保存する際のポイントを解説します。
▽電子取引データに含まれるもの
電子取引データとは、次のような書類です。
見積書 契約書 注文書 送り状 領収書 請求書
▼電子取引したものだけ電子データとしての保存が義務化
たとえば、紙ではなく、メールに添付されて受け取った請求書は電子取引データとなります。つまり、インターネットを使って受け取った注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などは、電子データの状態で保存するということです。
また、受け取った場合だけでなく、自身が取引先に送った電子取引データも保存する必要があります。
今まで、プリントアウトした後に電子取引データを削除していた方は、これからは消さずに保存しておくようにしてください。
ここでの注意点は、データでやりとりしたものだけが対象であるということです。紙でやりとりしたものをスキャンするなどして、データにすることが義務化されたわけではありません。
▼電子取引データ保存にあたっての２つの要件
電子取引データは、「可視性の確保」と「真実性の確保」の両方を満たす方法で保存する必要があります。
さまざまな方法がありますが、今回は取り組みやすい最もシンプルな方法をお伝えします。
▽可視性の確保
これは「ＰＣのようなモニター・操作マニュアルの備え付け」「日付・金額・取引先で検索できる」の両方を満たす必要がありますが、後者はデータファイル名に「日付・金額・取引先」を記したり、エクセルで索引簿を作成したりすれば、専用のシステムを導入しなくても実行可能です。
また、それも難しい場合は「電子取引データをプリントアウトして日付けおよび取引先ごとに整理し、求めに応じてダウンロードできるようにする」ことも認められています。
▽真実性の確保
これはデータの改ざんをしていないことを表明するものです。最も簡単な方法は、「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規定」を作成し、遵守することです。作成にあたっては、国税庁のホームページでサンプルが公開されているので参考にしてください。
電子帳簿保存法に違反した場合、重加算税の10％加重や青色申告の取り消しなどの罰則が科される可能性がありますので、改めて電子帳簿保存法の内容を確認し、法改正に対応しましょう。
